Analizamos cómo podría ser la experiencia de teletrabajo ampliamente generalizado como respuesta frente al coronavirus, por eso ofrecemos consejos para su implantación en las pymes.
El teletrabajo ha pasado en los últimos días de ser una opción de gestión de los recursos humanos a convertirse en una necesidad para responder ante el coronavirus.  Gobiernos de todo el mundo lanzan normas y recomendaciones de actuación. Además, las multinacionales se están lanzando a ser pioneras en la adopción del teletrabajo frente al coronavirus. La lista crece a cada momento: Ernst & Young, Indra, Telefónica, Bankia, BBVA, El Corte Inglés.  Las pymes, por su parte, miran con expectación todo el proceso.

 ¿Qué pasos dar para implantar el teletrabajo? 

La implantación del teletrabajo reclama superar una serie de fases:

Paso 0) Plan de contingencia

• Lo ideal hubiese sido tenerlo dispuesto antes de esta crisis, ya que hubiese servido ante esta y cualquier otra semejante: catástrofes. disturbios, etcétera. La mayoría de las pymes no lo tienen y deberían redactarlo lo antes posible.
• Debe prever qué hacer ante todos los aspectos referidos en los puntos siguientes y supondrá una guía de actuación no solo para decisiones que solamente afectan al personal directivo, sino también para orientar cómo debe relacionarse este con los trabajadores y con otras partes externas interesadas como clientes, proveedores, Administración, etcétera.

Paso 1) Evaluación de medios

• Una de las ventajas del teletrabajo es que no necesita de equipos ni dispositivos sofisticados.
• Sin embargo, sí es importante que cada empleado maneje las soluciones y aplicaciones más útiles para la situación.
• Por ejemplo, contar con soluciones de gestión online o en la nube es altamente colaborativo y podemos controlarlas desde cualquier lugar.

Paso 2) Evaluación de tareas no posibles con el teletrabajo

• El objetivo del plan debe ser minimizarlas. Hay que hacer una valoración al comenzar el plan de todas aquellas tareas que, en ningún caso, van a poder teletrabajarse y estudiar si pueden deben realizarse físicamente o si habrá que abandonarlas.
• En este último caso, hay que analizar el impacto en los procesos, en los recursos materiales y humanos de la empresa y en sus relaciones externas.

Paso 3) Valoración de empleados críticos

• Por experiencia, formación y habilidades, cada empleado tendrá una capacidad para afrontar el proceso.
• Hay que seguir más estrechamente a aquellos que tienen más responsabilidad, pero que preveamos que van a encontrar más dificultades con el teletrabajo.
• Puede ser conveniente que alguien se encargue de guiarlos personalizadamente durante el proceso de implantación del teletrabajo.

Paso 4) Elaboración de indicadores de seguimiento

• Serán necesarios para analizar si se avanza en la experiencia de teletrabajo.
• Deben ser objetivos, sencillos de interpretar, fácil y continuamente accesibles e informativos de cómo se afrontan las tareas y del desempeño de los trabajadores implicados.

Paso 5) Análisis del impacto externo

• Habrá que modificar muchas citas y quizá algunos servicios deban ser prestados o recibidos de distinta manera.
• No solamente hay que hacer un esfuerzo de agenda, sino también de comunicación.
• La comunicación es uno de los grandes retos de cualquier experiencia urgente de teletrabajo.

Paso 6) Comunicación a los trabajadores

• El traslado del plan a los trabajadores nos aportará un feedback que, en algunos casos, supondrá tener que retocar el plan y volver a algunos de los pasos anteriores.
• Es importante trazar un flujo adecuado de información, saber cuándo transmitir cada parte del plan que deba recibir la plantilla y quién y cómo habrá de comunicarlo.

Paso 7) Puesta en marcha

• La experiencia de teletrabajo da comienzo. Los indicadores deben orientarnos en el control que permita saber si lo hacemos bien o no.
• A partir de ahí, hay que estudiar las desviaciones y proponer medidas de corrección.
• Si elaboramos unos buenos indicadores, la aplicación del teletrabajo será mucho más organizada y objetivamente orientada

Paso 8) Operación retorno a la normalidad

• Hay que planificar un regreso a la situación normal. Es posible que queramos que algunas tareas en las que el teletrabajo ha rendido particularmente bien continúen ejecutándose a distancia.
• En todo caso, vuelve a ser muy importe el reajuste de procesos y la comunicación a las diferentes partes interesadas.

Paso 9) Control de resultados

Al cierre de la experiencia de teletrabajo en situaciones de crisis, nos interesa conocer, sobre todo, tres aspectos:

• Cuál ha sido el impacto de la crisis y en qué medida el teletrabajo ha contribuido o no a moderarlo.
• Qué tal se ha comportado nuestra empresa en comparación con sus competidores directos durante la crisis.
• Las enseñanzas que el episodio haya podido aportar tanto sobre la aplicación del teletrabajo a nuestra empresa como sobre la robustez de la organización frente a situaciones de crisis.